facileScan, est l'application iPhone qui dépose vos photos de notes de frais, de factures, de cartes de visite,etc directement sur votre application.

A partir d'aujourd'hui, facileScan s'enrichit d'une nouvelle fonctionnalité : les photos peuvent également être déposées sur le fil d'activité ("le mur") de l'entreprise. 

Examinons le scénario suivant : vous êtes dans le train et lisez un journal. Un article attire votre attention, et il intéressera tous vos collègues. Que faire ? Le déchirer, le mettre dans votre portefeuille et l'apporter ensuite au bureau ? So 1930 ! Nous sommes en 2010 et vous pouvez faire mieux :

Lancez facileScan, et choisissez la nouvelle option "Ecrire sur le Mur".

 

Il vous sera demandé de prendre la photo de l'article, et de saisir un commentaire. Validez.

La photo sera immédiatement déposée sur votre fil d'activité, et les membres de votre application seront prévenus par email. 

Une discussion pourra s'engager sur le mur, vous serez bien sûr prévenu par email et pourrez répondre une fois connecté. 

Avec facileScan, ne vous encombrez pas l'esprit, déposez vos articles, photos, commentaires, directement sur votre application !

Cette nouvelle fonction est disponible immédiatement. Il n'est pas nécessaire de faire une mise à jour de l'application facileScan. En revanche, il faut vous déconnecter et vous reconnecter pour voir apparaitre la nouvelle option sur facileScan. 

 

La vie des entreprises avec actionnaires est ponctuée de réunions.

Certaines sont formelles :

• Assemblées générales ordinaires
• Assemblées générales extraordinaires
• Réunions du conseil d'administration

D'autres moins formelles :

• Réunion stratégique
• Réunion de conseillers divers

Convoquer les participants est chronophage mais il est important de le faire selon les règles, car cela peut avoir des incidences légales.

L'application mes-actionnaires.com vous aide à vous organiser.

Créer votre première assemblée

Pour créer votre première assemblée, rendez-vous dans "Réunions et assemblées" et choisissez "Nouveau".

Saisissez le titre et la date de l'assemblée, et un groupe d'acteurs y participant. Vous pouvez également choisir un par un les participants.

Une fois revenu sur la liste des assemblées, vous voyez le nombre de participants, le nombre d'invitations envoyées et le nombre de confirmations de présence.

Gérer les invitations

Cliquez sur "Gérer les invitations". Vous serez alors invité à préciser, actionnaire par actionnaire, ou en groupe, si l'actionnaire a été invité par Recommandé, par Email, si il a accepté ou refusé.

Vous gardez ainsi une trace des dates d'invitation et les réponses. Vous saurez en un coup d'oeil les personnes n'ayant pas répondu, et celles qui seront présentes.

Si vous choisissez "convoqué par Email", l'actionnaire concerné recevra un email d'invitation à cette assemblée. Il pourra directement cliquer dans l'email pour indiquer sa présence ou son absence. Il pourra également laisser un commentaire (Même si il ne dispose pas de compte sur l'application). Sa réponse sera enregistrée dans l'historique.

Ainsi, vos invitations et les réponses des actionnaires ne vous prennent quasiment plus de temps !

Attention: vous devez avoir autorisé dans vos statuts la possibilité de convoquer les actionnaires par voie électronique. Sinon, vous devez légalement les convoquer par courrier recommandé.

L'application permet de gagner du temps sur ces questions administratives qui n'apportent pas vraiment à l'activité de l'entreprise, mais qui sont néanmoins indispensables.

Dans un prochain post, nous verrons comment organiser les documents officiels liés à ces assemblées.

Connectez-vous sur votre compte pour essayer gratuitement l'application ! 

Pour plus de facilté pour vos paiements en ligne nous acceptons désormais le paiement PayPal sur l'ensemble de nos applications.

Si vous souhaitez payer avec PayPal, c'est très simple : plutôt que de cliquer sur le bouton "Payer XX euros en CB, VISA", cliquez sur "Payer XX euros avec PayPal". Saisissez votre email et votre mot de passe, et voilà ! Vous recevrez l'email traditionnel de confirmation de notre part et de la part de PayPal.

Un nouveau module payant est disponible à partir d'aujourd'hui sur nos deux applications simples de gestion : ma-facturation.com et gestion-auto-entrepreneur.com.

Avec le module Organisation, deux nouveaux menus apparaissent dans votre application pour vous aider à vous organiser, que vous travailliez seul ou en équipe.

• Agenda partagé : Notez vos rendez-vous de la semaine sur l'agenda. Si vous souhaitez partager l'agenda, inviter d'autres utilisateurs en Dirigeant.
• Tâches : Notez vos tâches, assignez les aux éventuels autres utilisateurs de l'application. Vous êtes relancé par email lorsque les tâches arrivent à expiration.
• Wiki : Créez vos documents de référence avec votre wiki privé.
• Notes : Ajoutez des notes sur votre activité, votre marché, vos concurrents, et échangez avec les éventuels autres utilisateurs de votre application.
  
• Gestionnaire de fichiers : Stockez vos fichiers sur l'application, associez-les à des objets, ou non. Stockez vos images, documents word, etc.

Pour tester gratuitement cette option, connectez-vous sur la page d'accueil de votre application, et activez le test.

Si vous constituez avec le temps une base de clients et de prospects en opt-in, vous vous demandez surement comment exploiter cette base au mieux. Envoyer des emails est facile, mais envoyer des emails efficaces, qui génèrent des clics et des actions, l'est un peu moins.

Alors nous vous recommandons de consulter le "Le Poster de la réussite Emailing", édité par message-business.com, c'est un must-have pour débuter, ou pour vérifier en un coup d'oeil que vous utilisez les bonnes pratiques ! 

 

 

Suivre l'actionnariat d'une société est indispensable. Cela fait appel à des compétences légales, administratives. Des erreurs sont possibles, et cela peut coûter cher en temps.

L'application mes-actionnaires.com vous permet de suivre votre actionnariat, de maintenir à jour à tout instant la répartition du capital. Lorsque des actionnaires vous demanderont leur niveau de participation, la réponse ne sera qu'à un clic de distance !

Pour composer le capital, commençons par indiquer qui sont les actionnaires.

Lister les participants

Pour préciser l'actionnariat, rendez-vous dans "Acteurs" et choisissez "Nouveau". Vous pouvez ajouter des personnes physiques (individus) ou des personnes morales.

Un acteur est un actionnaire, un commissaire aux comptes, un conseiller, bref : toute personne qui peut un jour participer à une réunion légale ou non de la société.

Composer le capital

Une fois les participants renseignés, rendez-vous dans "Actionnariat", puis choisissez "Création de la société". Remplissez les informations de date de création, valeur nominale des parts, etc;
 

Lorsque vous validez, les parts correspondantes sont créées, il faut les attribuer. Pour cela, indiquez qui possède des parts, et combien.

Saisissez ensuite toutes les opérations qui se sont déroulées pour la société :

• Cessions de parts
• Augmentations de capital
• Attribution de stock-options
• Etc.

Les parts correspondantes seront créées chaque fois que cela s'avèrera nécessaire, et vous devrez les attribuer aux bonnes personnes.

 

Et voilà, votre capital est composé !

Suivre le capital

Vous pouvez désormais consulter l'historique des opérations pour la société, pour chaque actionnaire.

Vous avez également accès à la composition du capital à tout instant. C'est très pratique lorsque vous souhaitez savoir exactement quelle était la répartition du capital en fin d'année par exemple.

Si vous invitez des actionnaires à se connecter à l'application, ils ne peuvent pas faire de changement, mais il peuvent consulter le capital. Il ne vous demanderont plus : quel gain de temps !

Si vous avez attribué des stocks-options, vous pouvez visualiser le capital pleinement dilué, c'est à dire en prenant en compte l'effet dilutif de ces options une fois transformées en actions.

 
Enfin, il est possible, si c'est le cas dans votre entreprise, de gérer des catégories de parts.

Dans un prochain post, nous verrons comment préparer une augmentation de capital.

Connectez-vous sur votre compte pour essayer gratuitement l'application ! 

Depuis la sortie de notre application en ligne mes-actionnaires.com, nous avons reçu des demandes pour une application contenant uniquement les aspects reporting et pilotage:

• Indicateurs
• Objectifs
• Réalisé
• Collecte des informations
• Construction de rapports

Et vous, seriez-vous intéressé par une telle application ? Si oui, n'hésitez pas à nous en dire plus sur l'utilisation que vous en feriez, sur ce qui devrait absolument être dans l'application, etc. Dites-le nous ici. 

Suite à notre post d'hier sur les indicateurs hebdomadaires, nous nous intéressons aujourd'hui à la collecte d'information pour piloter votre activité. C'est une fonctionnalité très intéressante de mes-actionnaires.com.

Pour piloter votre activité, vous vous basez sur des indicateurs : nombre de devis, nombre de prospect, CA facturé, dépenses de marketing, nombre de visites sur vos sites, etc. 

Ces indicateurs peuvent prendre du temps à rassembler, chaque semaine, mois ou trimestre, et à consolider dans une feuille Excel. C'est là que l'application mes-actionnaires vous fait gagner du temps : pour chaque indicateur, vous pouvez désigner la personne chargée de les remplir. Indiquez simplement son email, et à quel moment elle doit recevoir un email de notification (en début de mois, fin de mois, etc.)

A la date dite, la personne chargée de renseigner l'indicateur recevra un email avec un lien. D'un simple clic, elle se rendra sur une page où elle pourra saisir la valeur demandée, et des commentaires éventuels. La personne n'a pas besoin d'avoir un compte entreprise-facile. Vous pouvez organiser la collecte auprès d'autant de personnes que vous souhaitez.  

 Une fois l'indicateur saisi, vous recevez un mail vous informant de la valeur entrée.

 Cette valeur est bien sur enregistrée dans votre application, et vous pouvez la visualiser graphiquement.

Voici quelques exemples d'utilisation :

• Collecter les ventes réalisées chaque semaine auprès de commerciaux indépendants a qui vous faites appel
• Collecter le nombre de demandes clients traitées dans la semaine auprès de votre service après-vente
• Collecter chaque semaine le pourcentage d'avancée d'un projet auprès de différents sous-traitants
• Collecter chaque mois un indice de satisfaction auprès de vos clients

Connectez-vous sur votre compte pour essayer cette fonctionnalité ! 

 

 

L'application mes-actionnaires.com s'enrichit d'une nouvelle fonctionnalités : les indicateurs hebdomadaires.

Jusqu'à présent, vos indicateurs (ventes, revenus, nombre de devis, etc.) étaient soit mensuels soit trimestriels. Désormais, vous pouvez créer vos indicateurs hebdomadaires. C'est une demande que vous avez formulée, alors nous l'avons prise en compte et ajoutée à l'application. Vos demandes concernent surtout des indicateurs commerciaux (ventes signées, nombre de devis, nombres d'appels réalisés, nombre de courriers envoyés), mais nous sommes certains que d'autres usages apparaitront. Les cas sont nombreux où un suivi mensuel n'est pas assez fréquent : suivi de vos dépenses d'adwords et des prospects clients correspondants, du trafic généré sur votre site, taux d'avancement d'un projet, nombre de réclamations clients de la semaine, etc. 

Pour créer un indicateur hebdomadaire, c'est très simple : il vous suffit de vous rendre dans indicateurs/nouvel indicateur, et de choisir la fréquence Hebdomadaire. 

Indiquez ensuite si vous le souhaitez les objectifs à atteindre pour chaque semaine de l'année.

Désignez un responsable de l'indicateur et si il doit recevoir des emails de relance pour remplir le réalisé. 

A mesure que le réalisé sera saisi, chaque semaine, la courbe se mettra à jour, comparant les objectifs et le réalisé. 

Vous accéderez également, comme pour les indicateurs mensuels et trimestriels, à l'écart part rapport à l'objectif, à l'évolution hebdomadaire, et à l'évolution annuelle.

 

Ces indicateurs hebdomadaires peuvent bien sur être utilisés pour composer vos reportings aux actionnaires. 

Dans le prochain post, nous verrons comment faire remplir ces indicateurs par d'autres personnes que vous !

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Désormais, dans nos applications, les fichiers que vous attachez à des factures, devis, notes, etc, ou provenant de facileScan, sont affichés avec une vignette de prévisualisation. Cette vignette reprend le type du document (Word, Excel, PDF), et si c'est une image, le contenu est affiché en taille réduite.

Voici un exemple pour les fichiers liés à une facture :

 

Et voici, pour le bureau virtuel, ce que devient la liste des fichiers, dont la lecture a également été améliorée : 

 

Connectez-vous sur votre compte pour essayer cette nouvelle fonctionnalité ! 

 

Prenez quelques minutes, aidez des entrepreneurs en répondant à leurs sondages :

• Aborder le marché américain ?
• L'image des compléments alimentaires
• Création et entretien d'espaces verts
• Nettoyage de matériel informatique
• Le linge de maison
• Un gage de sérieux
  

Et si vous avez besoin vous-même d'interroger des entrepreneurs et consommateurs, c'est gratuit, rendez-vous sur la communauté, consultez le guide du sondage, puis déposez votre propre sondage.

Quelques évolutions mineures sont disponibles sur nos applications aujourd'hui :

• Bureau virtuel : Les subventions dans les projets et affaires : saisissez les subventions reçues pour vos projets ou affaires. Ainsi, lors du calcul de la rentabilité, elles seront prises en compte
• Bureau virtuel : L'estimation de facturation pour les projets : saisissez l'estimation de facturation totale pour chaque projet, cela vous permettra de suivre le pourcentage de réalisé
• Bureau virtuel : La saisie de notes de frais plusieurs taux de TVA est facilitée
• Applications de gestion : Dans les affaires saisissez désormais une date de début et une date de fin pour les affaires signées, vous verrez alors automatiquement des pourcentages de progression apparaitre dans les tableaux de bord
• Applications de gestion : Dans le "Suivi des commandes fournisseurs", un filtre de recherche a été ajouté par Bon de Commande
• Applications de gestion : Sur une facture ou un devis la remise globale en montant se ventile désormais sur les différents taux de TVA du document
• Application de business-plan : L'accueil de l'application business-plan a été simplifié
• Application de business-plan : Une recherche texte est disponible dans le catalogue de modèles de l'application business-plan
• Toutes applications : La navigation précédent/suivant dans les listes longues a été améliorée

 

Connectez-vous sur votre compte pour essayer ces nouvelles fonctionnalités ! 

Dans la suite de notre post précédent, nous annonçons qu'avec nos applications avec facturation (bureau virtuel, ma-facturation et gestion-auto-entrepreneur), vous pouvez désormais rédiger vos bons de commande et vos bons de livraison en anglais. 

Comment faire ? Rédigez votre bon de commande normalement, et au moment de l'impression, cliquez sur "Imprimer en anglais".

 

Votre document devient alors un "Purchase Order", et les dates, les règles d'affichage des montants, et les formules d'usage, sont traduites en anglais. 

 

Pour exploiter directement un PDF, cliquez sur "PDF en anglais" dans la boite de raccourcis.

Connectez-vous sur votre compte pour essayer cette nouvelle fonctionnalité !

Désormais, avec nos applications avec facturation (bureau virtuel, ma-facturation et gestion-auto-entrepreneur), vous pouvez rédiger vos devis en Anglais. Cette nouvelle fonctionnalité complète ainsi la possibilité de facturer en anglais. 

Comment faire ? Rédigez votre devis normalement, et au moment de l'impression, cliquez sur "Imprimer en anglais".

 

Votre document devient alors un "Estimate", et les dates, les règles d'affichage des montants, et les formules d'usage, sont traduites en anglais. 

 

Pour exploiter directement un PDF, cliquez sur "PDF en anglais" dans la boite de raccourcis.

Connectez-vous sur votre compte pour essayer cette nouvelle fonctionnalité !

 

Nous mettons en ligne aujourd'hui de nouvelles possibilités pour importer des contacts dans votre application de gestion (ma-facturation, bureau virtuel et gestion-auto-entrepreneur).

Vous pouviez déjà importer des contacts Gmail et vCard. 

Désormais, c'est Facebook, Yahoo, Hotmail, et Plaxo qui rejoignent les rangs.

 

Pour importer vos contacts, rendez-vous simplement sur votre application, dans contacts/importer. En fonction du service, vous devrez confirmer l'autorisation pour exporter les contacts vers votre application entreprise-facile. Les contacts seront listés, vous pourrez les sélectionner, les modifier, puis... confirmer l'import ! 

A noter : Facebook n'exporte pas les emails, sauf auprès d'une sélection restreinte de services tiers, comme Yahoo. Si vous souhaitez transférer vos contacts Facebook et leurs emails sur votre application entreprise-facile, voici la procédure : connectez-vous sur votre compte Yahoo (ou bien ouvrez-en un, c'est gratuit), demandez l'import de vos contacts Facebook. Revenez sur le bureau virtuel, et importez vos contacts Yahoo. Vous aurez alors les emails. 

Cette nouvelle fonctionnalité est disponible dès maintenant ! Pour l'essayer, connectez-vous sur votre application.