Facturer est indispensable pour faire entrer l’argent dans votre entreprise
Votre facture matérialise l’engagement de votre client à vous payer une prestation de services réalisée ou une vente de marchandises livrée.
Mais la facturation est réglementée ! Ainsi, vos factures doivent comporter des mentions obligatoires pour être valables et produire cet engagement à être réglé. Dès votre première commande vous devez donc respecter des règles de facturation et d’information au client pour que votre document commercial soit valide.
L’obligation de facturation
Pour les ventes entre professionnels, l’obligation de délivrer une facture est totale.
Toute vente de produits ou toute prestation de services réalisée par un professionnel, quelque soit son activité - industrielle, commerce ou prestations de services -, à d’autres professionnels, doit faire l’objet d’une facturation.
Pour les ventes de biens ou marchandises à un particulier, la facture est obligatoire :
- Pour les ventes à distance ;
- Pour les ventes intracommunautaires exonérées de TVA.
- Pour le client en faisant la demande (c'est recommandé de toute façon)
- Dans les autres cas, le vendeur remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur.
Pour les ventes de
prestations de service réalisées auprès des particuliers, l’obligation commerciale de facturation n’est pas imposée, mais fortement recommandée au travers d’une note. En effet, toute prestation de service effectuée pour un particulier doit faire l’objet d’une note lorsque le prix est égal ou supérieur à 15,24 € TTC. La note est établie en double exemplaire, l’une pour le client, l’autre pour vous. En dessous de 15,24 €, la note n’est pas obligatoire, sauf si le consommateur vous la demande.
Certains prestataires comme les garagistes, restaurants, hôtels, travaux immobiliers, auto-école, doivent en outre respecter des règles plus spécifiques.
Nous recommandons de
facturer en toute circonstance pour vous protéger et enclencher une obligation de reconnaissance de vente.
Les mentions obligatoires de la factureUne facture doit obligatoirement comporter :
- Le nom complet ou la raison sociale et l'adresse du vendeur. La dénomination sociale doit être précédée ou suivie de la forme juridique de la société : SARL SA, SNC, SAS ; Par ailleurs, le montant du capital social de l’entreprise doit être indiqué
- Le RCS et numéro de SIREN : numéro unique, propre à l’entreprise, attribué lors de son inscription au répertoire SIREN tenu par l’INSEE ; la mention RCS doit être suivie du nom de la ville du greffe ayant immatriculé la société.
- Les coordonnées de facturation de l’acheteur
- Le numéro de TVA intracommunautaire de l’acheteur : Il se compose de la façon suivante : FR (pour France) + deux chiffres (clé informatique) + numéro SIREN de l’entreprise.
- La date de facturation
- Un numéro de facture : ce numéro doit être unique, basé sur une séquence chronologique et continue. Toute altération de la numérotation de votre série et préjudiciable en cas de contrôle des autorités. Ne rajoutez donc jamais de facture dans le passé et n’en supprimez pas non plus. Facturez à date ou réaliser un avoir si nécessaire.
- La désignation des produits ou services vendus
- Les quantités vendues.
- Le prix unitaire hors taxes
- Les réductions appliquées : remises, escomptes ou rabais
- La TVA : taux et montant
- La date et conditions de règlement : échéancier des paiements, mode de paiement
- Les frais de transport
Les manquements aux obligations prévues en matière de facturation sont constitutifs de délit puni d'une amende de 75 000 euros pour la personne physique et de 375 000 euros pour la personne morale.
La conservation des facturesLes factures doivent être conservées, stockées dans un lieu facilement accessible. L'administration peut en principe opérer un contrôle durant trois ans. Le code de commerce prévoit que les documents commerciaux telles que les factures, doivent être conservés pendant dix ans.
En effet, le délai de prescription des obligations entre commerçants étant de 10 ans, il est donc recommandé de conserver les factures à titre de preuves pendant toute cette durée.Quand adresser une facture ?La facture doit être transmise immédiatement au client dès la livraison des biens ou dès la fin de l’exécution de la prestation de services. Le vendeur déclenche ainsi son droit au paiement.
La date de la facture a toute son importance puisse que c’est à partir du jour de l’édition de votre facture que court l’échéance pour son règlement. Facturer immédiatement vous fait donc gagner des jours de règlement, et plus vous tardez à adresser votre facture, plus votre trésorerie est affectée.
Exemple : si vous facturez avec une échéance de paiement à "Trente jours fin du mois le dix", cela signifie que le règlement de principe, par votre client, s'effectue le 10 du mois suivant "la fin du mois en cours + 30 jours".
Pour une vente réalisée le 8 Novembre 2010, si la facture est datée du jour même, la date de règlement sera le 10 janvier 2011. Plus vous décalez la date d’émission de la facture, par conséquent, plus le paiement sera décalé dans le temps.
Comment adresser une facture ?Aujourd’hui, vous pouvez adresser vos factures par voie postale, par fax ou par voie électronique.
Si votre client accepte le principe, vous pouvez lui adresser ses factures par voie électronique. La facture est envoyée au client grâce à un message électronique dont la structure offre une lecture facile sur tout ordinateur et propose une version téléchargeable dans un format universel.
Et maintenant ?
Pour facturer, utilisez nos applications en ligne de gestion : le bureau virtuel, ma-facturation ou gestion-auto-entrepreneur.com
Pour transmettre vos factures à vos clients, et vous les faire régler en ligne, utilisez le Réseau Business, complément gratuit à ces applications
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