author Publié par incwo12 Tue, 07 Jan 2020 13:49:00 GMT

Logo HubSpotincwo est un logiciel de gestion d’entreprise très polyvalent et adaptable à toute activité à travers une librairie de mini-applications sans cesse en évolution. La possibilité de créer un connecteur Zapier reliant incwo avec vos autres outils d’entreprise est un prolongement naturel de la personnalisation qu’offre incwo depuis son lancement.

Ce tutoriel explique comment connecter HubSpot à incwo pour envoyer les contacts qualifié dans incwo et de créer une tâche reprenant toutes les informations afin d'exécuter la tâche.

incwo possède une grande librairie de données d’entreprises, telles que les sociétés, les contacts, les tâches et les opportunités que vous pouvez renseigner pour compléter un profil prospect, client ou fournisseur.

Vous avez besoin de suivre des données spécifiques dont la fonctionnalité n’est pas nativement présente dans incwo, il vous suffira de créer un Zap spécifique, voire une chaine de Zap afin de créer des tableaux ou des actions, de consolider des données, d’informer vos équipes sur toute évolution de l’information de votre ERP, ou alors d’enrichir votre outil de gestion incwo d’éléments extérieur.

Vous utilisez une solution de gestion de campagnes type Hubspot ou ActiveCampaign, qui vous permet de traiter en masse vos prospections et vous avez besoin de centraliser dans incwo les contacts qualifiés afin de planifier des actions commerciales ou marketing ? Créer un nouveau contact qualifié et attribuer une tâche à une de vos ressource n’a jamais été aussi simple avec Zapier en configurant un Zap pour enregistrer tout nouveau contact dans incwo, la ressource recevra automatiquement une tâche lui permettant de réaliser sa mission avec les éléments que vous aurez définis en amont.

La création de contact sous incwo peut être manuel ou automatisé à travers l’App formulaire web, pour plus d’information sur cette App, consultez la fonctionnalité Formulaire Web. Avoir une liste de contact up-to-date, c’est très utile.
Connectez HubSpot à incwo pour enrichir votre base prospective en important que vos contacts qualifiés

Automatiser sa prospective dans incwo pour tout nouveau contact qualifié HubSpot 

HubSpot + incwo + incwo

Vérification des connections

La première étape consiste à vous connecter à incwo dans Zapier. Vous serez ensuite invité à vous connecter à vos comptes incwo et HubSpot. Ensuite, vous verrez l’écran pour configurer votre Zap.Si vous l’avez d’ores et déjà fait, vérifier que Zapier est bien connecté à vos applications avec vos accès.Pensez à vérifier les autorisations d’utilisation de Zapier dans incwo ainsi que dans HubSpot. ZAP2-00

Revenez sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton Make a Zap et lancez vous !!

Définir la première action dans HubSpot

Choisir la première Application que vous avez connecté dans Zapier, inscrire HubSpot dans la barre de recherche et la sélectionner.
Puis laissez vous guider par les différentes étapes à réaliser afin de créer un Zap.
 
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Ensuite, choisissez le type de flux de Zap à automatiser. Vous devez avoir déjà configuré le type d'objet dans HubSpot pour pouvoir le sélectionner. Vous ferez de même pour sélectionner le canal incwo où vous voulez que les informations aillent.
Ici sélectionnez New contact Porperty Change, l’interface vous invitera à poursuivre avec une étape de validation.
Une fois le type d'événement choisi, Zapier vous invite à sélectionner le compte pour lequel vous désirez créer votre Zap.
 
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Une fois sélectionné, Zapier vous invite à tester le flux de recherche d’informations, vous pouvez éventuellement sauter cette étape si vous avez déjà réaliser cette manipulation précédemment.
Lorsque le compte est connecté, il vous faudra choisir quel élément du contact sur lequel vous souhaitez automatiser une action. HubSpot vous propose une liste défini de modification du cycle de vie du statut de votre prospect. Ici nous avons choisi de créer une action suite à la qualification du Lead par le service marketing, mais vous auriez pu aussi choisir par le service commerciale (Sales) et pourquoi pas créer un nouveau ZAP en le dupliquant avec ce nouveau paramètre.
 
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Zapier vous propose une interface dans laquelle vous pouvez visualiser les données cibles. En cliquant sur la flèche sur un contact vous avez la possibilité de voir les données qui seront susceptibles d’être synchronisées.

 

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Définir la deuxième action dans incwo 

Sinon vous serez invité à la synchronisation de la deuxième application ou de l’application final du traitement. Ici, choisissez incwo.

 

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De la même manière que précédemment, choisissez le type de flux de Zap à automatiser. Ici la Création d’un Nouveau Contact dans incwo lors de la modification d’un contact HubSpot avec le statut qualifié. 

 

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Choisissez le compte à synchroniser afin de créer l’événement. 

 

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Une fois le compte synchronisé, Zapier vous demande quels sont les champs que vous comptez synchroniser entre HubSpot et incwo pour la création d’un nouveau contact. 

 

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En cliquant sur l’icône Search Zapier vous propose les différents champs possibles à synchroniser prévu par HubSpot pour les importer dans les champs incwo.

Zapier vous propose de faire un test, en cliquant sur le bouton Test & Continue ou Test & Review, Zapier vous confirme si le lien créé fonctionne correctement. 

 

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Lorsque la condition du contact sur HubSpot sera effective, alors il y aura un transfert automatique du contact en lead qualifié dans incwo.

Donc lorsque vous allez sur la fiche d’un contact dans HubSpot, dans la barre latérale, vous avez la zone : A propos du contact, où vous avez les différents champs vous permettant de gérer rapidement les données concernant le contact.

 

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Dans la zone Phase du Cycle de vie vous avez un menu permettant de donner une qualification du contact ici Lead qualifié par le marketing

 

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Vous pouvez aussi modifier les autres informations concernant le lead, les informations pourront être remontées dans incwo grâce à Zapier une fois que vous aurez enregistrer les modifications sur votre contact. 

 

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Le contact peut alors se créer automatiquement, mais vous avez besoin de transmettre l’information à une ressource afin que cette dernière puisse retravailler le contact en lui envoyant un devis, une offre ou le contacter directement.

Zapier permet de créer des suites d’événements en se servant des précédentes informations. Vous pouvez donc continuer la chaîne d’action en donnant une tâche à une ressource dans incwo et en transmettant toutes les informations du contact dans le contenu de la tâche. 

Définir la troisième action dans incwo

De la même manière que précédemment, choisissez le type de flux de Zap à automatiser. Ici la Création d’une Tâche suite à la création d’un nouveau contact dans incwo lors de la qualification d’un contact HubSpot.

 

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Toujours dans la même démarche vous choisissez le compte incwo sur lequel vous voulez créer la tâche. 

 

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En cliquant sur l’icône Search zapier vous propose les différents champs possibles à synchroniser prévu par HubSpot et par incwo afin de pouvoir personnaliser les champs des tâches incwo lors de la synchronisation.

 

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Vous pouvez donc reprendre toutes les informations que vous trouverez utiles dans HubSpot mais aussi reprendre le lien du contact incwo afin d’avoir une information complète lors de l’attribution de la tâche.

Une fois que vous avez validé les champs, Zapier vous invite à tester les informations en reprenant les donnés du contact sélectionné lors de la première étape.

 

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Si vous avez bien les bonnes informations Zapier vous invite à confirmer le processus en activant votre Zap.

 

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Une fois votre Zap créée vous la retrouverez dans l’onglet My Zaps de votre compte Zapier.

Vous pouvez les activer et les désactiver en cliquant sur l’icône ON les renommer, l’éditer, la déplacer dans votre architecture de Zap dans Zapier, la dupliquer ou encore la supprimer. Une fois renommé, votre Zap est clairement identifiable dans votre interface My Zaps.

Résultats dans votre interface incwo 

Retrouvez ensuite les informations dans incwo. La ressource identifiée se verra attribuer une nouvelle tâche et aura l’ensemble des données que vous avez sélectionné dans son contenu.

 

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Vous retrouverez aussi le lien URL du contact créé afin de pouvoir compléter le profil avec des données supplémentaires si besoins et lui envoyer une documentation commerciale, un devis ou toute autre action.

 

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Prêt à commencer ? Cliquez sur Utiliser ce Zap et essayez-le. 

Merci d’avoir suivi notre tutoriel, envoyez nous vos remarques et vos demandes.