author Publié par incwo12 Tue, 19 Nov 2019 12:28:00 GMT

incwo est un logiciel de gestion d’entreprise très polyvalent et adaptable à toute activité à travers une librairie de mini-applications sans cesse en évolution. La possibilité de créer un connecteur Zapier reliant incwo avec vos autres outils d’entreprise est un prolongement naturel de la personnalisation qu’offre incwo depuis son lancement. 

Ce tutoriel explique comment connecter incwo à Google Sheets pour envoyer vos nouveaux contacts incwo dans un document Google Sheets. 

 

incwo possède une grande librairie de données d’entreprises, telles que les sociétés, les contacts, les tâches et les opportunités que vous pouvez renseigner pour compléter un profil prospect, client ou fournisseur.

Vous avez besoin de suivre des données spécifiques dont la fonctionnalité n’est pas nativement présente dans incwo, il vous suffira de créer un Zap spécifique, voire une chaine de Zap afin de créer des tableaux ou des actions, de consolider des données, d’informer vos équipes sur toute évolution de l’information de votre ERP, ou alors d’enrichir votre outil de gestion incwo d’éléments extérieur.

Vous avez besoin de centraliser dans une base de données les derniers contacts enregistrés dans votre ERP incwo afin de planifier des actions commerciales ou marketing ?

Créer une liste de contact n’a jamais été aussi simple avec Zapier en configurant un Zap pour enregistrer tout nouveau contact dans un Google Sheet, la base de données se construira automatiquement avec les éléments que vous aurez définis en amont.

La création de contact sous incwo peut être manuel ou automatisé à travers l’App formulaire web, pour plus d’information sur cette App, consultez la fonctionnalité Formulaire Web. Avoir une liste de contact up-to-date, c’est très utile.

Connectez incwo à Google Sheets pour enrichir votre liste de contacts pro

La première étape consiste à vous connecter à incwo dans Zapier. Vous serez ensuite invité à vous connecter à vos comptes incwo et Google Sheet. Ensuite, vous verrez l’écran pour configurer votre Zap.

Si vous l’avez d’ores et déjà fait, vérifier que Zapier est bien connecté à vos applications avec vos accès.

Revenez sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton Make a Zap et lancez vous !!
 

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Choisir la première Application que vous avez connecté dans Zapier, inscrire incwo dans la barre de recherche et la sélectionner.
Puis laissez vous guider par les différentes étapes à réaliser afin de créer un Zap.

Zap-incwo-googlesheet-01
 
 
 
Ensuite, choisissez le type de flux de Zap à automatiser. Vous devez avoir déjà configuré le type d'objet dans incwo pour pouvoir le sélectionner. Vous ferez de même pour sélectionner le canal Google Sheet où vous voulez que les informations aillent.
 
Ici sélectionnez New contact, l’interface vous invitera à poursuivre avec une étape de validation.
 
New Contact
 
Une fois le type d'événement choisi, Zapier vous invite à sélectionner le compte pour lequel vous désirez créer votre Zap.


Une fois sélectionné, Zapier vous invite à tester le flux de recherche d’informations, vous pouvez éventuellement sauter cette étape si vous avez déjà réaliser cette manipulation précédemment.


Si vous avez choisi de tester, Zapier vous propose une interface dans laquelle vous pouvez visualiser les données cibles. En cliquant sur la flèche sur un contact vous avez la possibilité de voir les données qui seront susceptibles d’être synchronisées.

 
Sinon vous serez invité à la synchronisation de la  deuxième application ou de l’application final du traitement. Ici, choisissez Google Sheets.

 

De la même manière que précédemment, choisissez le type de flux de Zap à automatiser. Ici la création d’un nouvelle ligne lors de la création de chaque nouveau contact.


Choisissez le compte à synchroniser afin de créer l’événement


Une fois le compte synchronisé, Zapier vous demande quel est le classeur et sur quelle feuille vous comptez synchroniser les données.

 
Si vous ne l’avez pas fait, il vous faudra créer un tableur dans Google Sheet qui accueillera les données en inscrivant sur la première ligne les titres des colonnes de votre liste de contact.

Tableau Liste Contact

 
Une fois le bon fichier sélectionné Zapier récupère les intitulés des colonnes et vous invite a créer une table de correspondance en reprenant les données de l’exemple du contact que vous avez sélectionné.
La dernière étape consiste à personnaliser votre flux d’actualisation.

En cliquant sur l’icône Icone rechercher zapier vous propose les différents champs possibles à synchroniser prévu par incwo.


Ici pour la colonne ID du Google Sheet, vous pouvez la faire correspondre à l’ID enregistré automatiquement par incwo lors de la création du contact. Ce qui vous permettra de pouvoir réaliser peut-être plus tard des synchronisations inversées dans incwo par l’importation des données que vous aurez complété dans votre tableur.


Une fois les correspondances faites, Zapier vous invite à tester la synchronisation et vous retrouverez les données du contact que vous avez choisi dans le tableur Google Sheet.


Si vous avez bien les bonnes informations Zapier vous invite à confirmer le processus d'automatisation.

 

Une fois votre Zap créée vous la retrouverez dans l’onglet My Zaps de votre compte Zapier.

Vous pouvez les activer et les désactiver en cliquant sur l’icône , les renommer, les éditer, les déplacer dans votre architecture de Zap dans Zapier, les dupliquer ou encore les supprimer.

 

Ici, une fois renommé, votre Zap est clairement identifiable dans votre interface My Zaps.

 
 
Prêt à commencer ? Cliquez sur Utiliser ce zap et essayez-le.
 
Merci d’avoir suivi notre tutoriel, envoyez nous vos remarques et vos demandes.