author Publié par incwo Tue, 23 Apr 2019 07:30:00 GMT

Vous utilisez incwo pour votre organisation commerciale, vos devis et votre facturation, et vous vous demandez si vous utilisez pleinement les fonctions de base de l'outil. incwo est riche et évolue constamment, il est possible de passer à côté de nombreuses fonctionnalités qui font gagner du temps ou augmentent votre performance collective ! Voici une revue de cinq éléments clé que vous devez connaitre.

  • Les autorisations d'accès
  • L'onglet Notes
  • L'onglet Tâches
  • L'onglet Fichiers
  • L'outil Dashboards

Les autorisations d'accès

Le premier outil à connaitre concerne l'accès à incwo. Vous pouvez inviter vos collaborateurs à se connecter à incwo pour mieux interagir avec eux. Vont il accéder aux mêmes données que vous ? Bien sur que non, chaque utilisateur a un profil d'accès qui est le sien. Vous le réglez module par module, app par app. Pour la majorité des modules vous pouvez en plus spécifier des accès précis du type : "accède à ses devis uniquement", ou "accède aux devis du groupe A".

Ces autorisations sont appliquées partout : sur l'interface web, mobile, sur les exports, etc. En outre, les menus de chacun s'adaptent en fonction des autorisations. Celui qui n'a pas accès aux achats n'aura pas le menu "Achats"

Avantages :

  • Centralisez la collaboration sur incwo plutôt que par mail c'est un gain de temps
  • Evitez d'envoyer par email les données qui contribuent à la valeur de votre entreprise. Sur incwo vous pourrez les re-exploiter plus facilement
  • En cas de départ d'un collaborateur son historique et ses données restent accessibles

Et maintenant ?

  • Rendez-vous dans Configuration / Comptes
  • Cliquez sur Inviter pour inviter une nouvelle personne en réglant ses autorisations d'accès

L'onglet Notes

Chaque objet incwo dispose d'un onglet "Notes". Les notes liées à un objet ne sont visibles que par les personnes ayant accès à cet objet de par ses autorisations d'accès. Les notes vous permettent d'historiser des actions ou des informations liées à vos objets métiers. Notez par exemple vos échanges sur les contacts correspondants. L'onglet note possède plusieurs fonctionnalités très intéressantes ! vous pouvez envoyer une copie de votre note à toute personne de votre organisation, elle recevra un mail avec le contenu de votre note, et elle pourra se rendre sur la fiche si elle dispose de l'accès, et sinon en répondant au mail elle pourra contribuer même sans avoir accès ! Chaque objet incwo dispose en effet d'une adresse mail qui lui est propre. Vous pouvez en outre ajouter des fichiers à chacune de vos notes, ce qui rend très riches vos contenus. Vous pouvez également créer des "conversations partagées" qui sont des liens "ouverts" à partager avec qui vous voulez y compris des tiers, et vous permettent de lancer des échanges de toute nature qui sont liés à l'objet en cours. Deux autre petites astuces : vous pouvez "archiver" vos notes lorsque cela vous semble nécessaire de repartir sur une base propre, et vous pouvez également "forker" une note pour créer un sous-sujet à la conversation en cours. 

Avantages :

  • Centralisez l'information de votre entreprise, y compris vos échanges aves les clients, partenaires, fournisseurs
  • Notifiez qui vous le souhaitez en un simple clic sans devoir envoyer un mail
  • Organisez des échanges qui peuvent être très longs en archivant et forkant
Et maintenant ?
  • Rendez-vous sur un objet, dans l'onglet "Notes"
  • Lancez une discussion en déposant un commentaire appelant réponse et en mettant en copie un ou plusieurs collaborateurs. Vous verrez, c'est très efficace ! 

L'onglet Tâches

Chaque objet incwo dispose d'un onglet "Tâches". Sans surprise, vous y trouverez de quoi affecter des tâches à vos collaborateurs (ou à vous-même !). Une tâche dispose d'une date de fin, et le destinataire sera notifié de la création de la tâche et également de la proximité de sa deadline. Ces notifications par mail permettent d'accéder d'un clic à la tâche sur incwo, une tâche comportant également un onglet Note, Tâche, Fichiers, vous avez ainsi sur chaque tâche un espace d'échange et de collaboration très riche !

Avantages :

  • Centralisez les actions à réaliser sur incwo, n'oubliez plus rien !
  • Disposez d'un espace de travail sur chaque tâche, pour échanger des informations à tout moment sur l'avancée des tâches

Et maintenant ? 

  • Rendez-vous sur un objet, dans l'onglet "Tâches"
  • Affectez une tâche à un de vos collaborateurs, puis rendez-vous sur la tâche pour lancer une discussion avec plusieurs collaborateurs, au sujet de cette tâche. 

L'onglet Fichiers

Chaque objet incwo dispose d'un onglet "Fichiers". Cet onglet vous permet de déposer des fichiers selon plusieurs méthodes : par drag-and-drop, par choix de fichier, par collage d'une url, par picking sur dropbox ou google drive, ou encore par envoi d'un mail

Avantages

  • Centralisez vos documents sur incwo au plus proche de vos objets métier
  • Gérez vos versions de document
  • Collectez automatiquement les fichiers liés à un objet, via une simple adresse mail

Et maintenant ?

  • Rendez-vous sur un objet "Achats" dont vous n'avez pas la facture fournisseur, dans l'onglet "Fichiers"
  • Cliquez sur "joindre par email" : un mail pré-rempli s'affiche dans votre logiciel de mail. Envoyez au fournisseur concerné un mail en lui demandant d'envoyer la facture à l'adresse mail que vous avez obtenue. Et voilà ! Votre facture fournisseur sera automatiquement intégrée dans l'onglet "Fichiers" de l'achat

L'outil Dashboards

incwo dispose d'un requêteur de données universel pour rechercher parmi tous vos objets métiers (achats, devis, factures, dossiers de productions, campagnes marketing, etc) une sélection d'objet. Analytics est l'app qui permet de produire des stats de toute nature (sommes, variations, top10) à partir des données de ces objets, et Dashboards est l'app qui permet de créer des indicateurs et tableaux de bord graphiques pour suivre votre progression. 

Avantages

  • Analysez tout aspect de votre activité
  • Fixez des objectifs à chacun et fournissez à vos collaborateurs les tableaux de bord pour les suivre au quotidien

Et maintenant ?

  • Rendez-vous sur Analytics et Dashboards, et découvrez leur puissance en réalisant quelques indicateurs
  • Reprenez vos objectifs mensuels chiffrés par collaborateur
  • Etablissez les tableaux de bord correspondant, pour chaque collaborateur et installez avec eux le tableau de bord sur leur page d'accueil incwo
  • Etablissez les tableaux de bord consolidant les objectifs par groupe ou pour l'entreprise

A vous de jouer maintenant, libérez un peu de temps pour découvrir ces mécanismes, vous ne le regretterez-pas. En cas de besoin contactez notre équipe elle est là pour vous guider dans l'utilisation de notre fantastique logiciel de gestion 😉