author Publié par incwo Thu, 15 Jun 2017 10:09:00 GMT

L’année 2018 annonce une nouvelle ère de gestion pour les commerçants et les entreprises !

A toute entreprise s’impose désormais, au 1er janvier 2018, l’usage d'un logiciel sécurisé et respectueux de directives émises par l’état pour empêcher la dissimulation de recettes et la fraude à la TVA. En matière de conformité, le logiciel doit répondre à 4 obligations

 

INALTERABILITÉ

Les logiciels doivent désormais conserver les données dans leur état d’origine sans aucun changement possible de contenu.  

Au delà d’empêcher toute tentative visant à modifier ou supprimer du contenu (date, produit, client, encaissement etc.), les logiciels doivent disposer d’un système de gestion de la traçabilité des évènements et des changements opérés sur les pièces commerciales, (ticket ou facture)

Ces événements doivent être répertoriés dans un journal des événements, accessible par l’administration fiscale en cas de contrôle, pour justifier un changement et consulter les valeur avant et après.


SÉCURISATION

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d'origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.

Le logiciel doit proposer un moyen technique fiable pour garantir l’intégrité des données, c'est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l'état de leur enregistrement d'origine

Un moyen : l'apposition d'une signature électronique conforme aux recommandations administratives pour chaque pièce justificative de vente (ticket, factures) dès la saisie et les encaissements, ainsi que chaque enregistrement d’événements intervenus sur les pièces commerciales lors de tentative d’altération.

CONSERVATION

Le logiciel qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l'issue d'une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice n'est pas calé sur l'année civile). Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle

Le contrôle des données de gestion et leur traçabilité passe ainsi également par l’enregistrement et le calcul de ventes par période (journalière, mensuelle, annuelle), mais aussi  de manière perpétuelle pour valider la cohérence des données.

ARCHIVAGE DES DONNÉES

Les solutions logicielles doivent proposer des fonctionnalités d’archivage afin de permettre de figer les données et donner date certaine aux documents archivés. L’accès et la lecture de ces archives par l’administration doivent être aisés. Les opérations d’archivage doivent elles-mêmes être tracées.

Et concrètement ?

En pratique, cela veut dire  :
  • Qu’une facture envoyé au client ne peut plus être modifiée, et ce, en aucun point. Une erreur sur une pièce, c’est l’obligation d'une annulation par un avoir et d’une ré-édition d’une nouvelle facture
  • Qu’un ticket ou qu’une facture doit désormais disposer d’une signature électronique, c’est à dire d’une clé asymétrique, publique (inscrite sur les tickets imprimés ou PDF des facture) et privée, qui permet de garantir l’intégrité des données. Un clé qui change aussi lors de toute tentative d’altération des données de la pièce ou d’émission de duplicata et dont un peu suivre par chainage les modification apportées en cas de contrôle.
  • Que tout changement dans les paramètres du logiciel (changement de vos mentions légales, changement de votre taux de TVA, etc) doit être tracé et registré dans le logiciel pour pouvoir être contrôlé
  • Que le nombre d’éditions d’un ticket ou d’une facture doit être comptabilisé et les nombres de duplication enregistrés dans un registre des d’événements.
  • Que le logiciel devra délivrer et mettre à disposition de l’administration fiscale un cumul de grands totaux par période (journalière, mensuelle, annuelle) et perpétuel.

Que fait incwo ? Nous anticipons pour vous

incwo prépare l’introduction dans le logiciel de :  
  • La signature électronique des pièces commerciales (factures, tickets), des journaux des événements, des archives
  • L'édition des grands totaux périodiques et perpétuels
  • La création du journal des événements pour le fisc

Et plus encore, on vous détaille tout cela, prochainement